Hãy biểu đạt sự biết ơn phù hợp trong giao tiếp email và công sở để tránh gây áp lực không cần thiết cho người nhận.
Tưởng tượng nhé: bạn đang soạn email cho đồng nghiệp và yêu cầu họ gửi một số tài liệu cho cuộc họp ngày mai. Nhưng khi kết thúc email, bạn do dự không biết nên nói “cảm ơn" hay “cảm ơn trước" thì phù hợp hơn. Nghe có vẻ bình thường thế nhưng cách bạn biểu đạt qua email lại có thể ảnh hưởng với các mối quan hệ và hợp tác.
Cụm từ “cảm ơn trước” (thanks in advance) từ lâu đã trở thành một phần trong các email và cả giao tiếp hàng ngày, nhưng câu này thực sự truyền tải điều gì? Những kỳ vọng ngầm khi bạn sử dụng là gì và người nhận cảm thấy thế nào?
Sự biết ơn trong giao tiếp công sở: “Cảm ơn trước” (thanks in advance) có thực sự hiệu quả?
Ngày còn bé, chắc hẳn ai cũng từng đọc các lá đơn viết tay của bố mẹ gửi cho thầy cô giáo xin nghỉ phép với những câu “cảm ơn trước", đại loại như “Trong khi chờ đợi sự chấp thuận của thầy/cô, tôi xin chân thành biết ơn”. Với sự phát triển của công nghệ ngày nay, đặc biệt là email, chúng ta bắt đầu mong đợi phản hồi và xác nhận nhanh hơn. Bằng cách bày tỏ “cảm ơn trước", có một hàm ý ngầm về sự tin tưởng và tự tin rằng người nhận sẽ hành động theo yêu cầu.
Suy cho cùng, việc bày tỏ sự biết ơn là một hành động được khuyến khích, nó được xem là phép lịch sự để nuôi dưỡng các mối quan hệ xã hội. Đối với nhiều người, cụm từ này có thể đóng vai trò như sự động viên. Họ biết rằng ai đó đã biết ơn và mong đợi một kết quả tích cực có thể khiến họ thực hiện yêu cầu đó nhanh chóng hơn.
Trong giao tiếp công sở, sự bày tỏ lòng biết ơn trước cũng mang lại nhiều lợi ích đáng kể, việc bày tỏ sự biết ơn giúp thể hiện sự tôn trọng trong giao tiếp. Bên cạnh đó, nhân viên cảm thấy được đánh giá cao, có động lực làm việc và cống hiến nhiều hơn cho công ty. Ví dụ, một công ty tổ chức chương trình đào tạo kỹ năng chuyên môn được tất cả nhân viên đánh giá cao. Trước đó, bộ phận nhân sự đã viết email cảm ơn trước sự tham gia nhiệt tình và nghiêm túc của tất cả mọi người. Nhờ đó, nhân viên có thêm động lực và tạo không khí tham gia tích cực.
Thế nhưng, câu hỏi đặt ra là liệu "Cảm ơn trước" có phải là cách tốt nhất để bày tỏ sự biết ơn hay không. Ở một khía cạnh khác, “cảm ơn trước" có vẻ hơi ngạo mạn, ngầm ám chỉ rằng yêu cầu chắc chắn sẽ phải được đáp ứng, vô tình gây áp lực cho người nhận. Có người cho rằng câu "Cảm ơn trước" cũng giống như "Tôi chắc chắn là bạn sẽ làm những gì tôi muốn nên tôi sẽ cảm ơn bạn ngay bây giờ. Và sau khi bạn làm xong, tôi không cần phải bận tâm cảm ơn bạn nữa".
Trong một số tình huống khác, “cảm ơn trước” cũng có thể ngăn các hành động tiêu cực. Ví dụ, một nhân viên trong team đã làm trái với nguyên tắc của công ty. Quản lý có thể gửi email cảnh cáo với câu kết “Vui lòng không lặp lại hành động tương tự trong tương lai. Cảm ơn trước nhé”. Rõ ràng, người quản lý có ẩn ý đưa ra một nghĩa vụ hành vi sai trái đã dừng lại sau khi cá nhân đó nhận được email này.
Nhưng còn những trường hợp khác thì sao? Bạn đang cần đồng nghiệp dành thời gian để hoàn thành task. Trong trường hợp này, bạn sẽ viết email như sau “Chúng ta đã làm dự án XYZ cách đây vài tháng, tôi cần tham khảo dự án đó bây giờ nhưng không tìm thấy report. Bạn có thể tìm thấy và gửi lại cho tôi không? Cảm ơn trước nhé”. Trong những trường hợp như thế này, người nhận có thể từ chối. Họ không muốn cảm thấy có nghĩa vụ phải trả lời khi họ vẫn chưa đồng ý giúp bạn. Đó là lý do tại sao nhiều người không thích câu "Cảm ơn trước". Họ nghĩ rằng, "Nếu bạn muốn nhờ tôi làm gì đó, hãy lịch sự yêu cầu tôi. Nếu tôi chọn giúp bạn, hãy cảm ơn tôi sau đó. Đừng coi sự giúp đỡ của tôi là điều hiển nhiên". Khi đó, câu "Cảm ơn trước" vô tình trở nên thô lỗ.
Thay vì “cảm ơn trước”, hãy nói…
Có nhiều cụm từ thay thế cho "Cảm ơn trước" trong những tình huống mà bạn không muốn đặt người khác vào tình thế khó xử. Dưới đây là các tình huống mà bạn có thể gặp phải.
1. “Tôi rất cảm ơn sự giúp đỡ của anh trong việc này”
Trong giao tiếp giữa các đồng nghiệp, câu “Tôi rất cảm ơn sự giúp đỡ của anh trong việc này” là một lựa chọn khôn ngoan, thể hiện sự tôn trọng và lòng biết ơn mà không gây áp lực. Khi đưa ra yêu cầu với cấp dưới, câu “Sự hỗ trợ của bạn sẽ được đánh giá cao” sẽ khuyến khích sự hợp tác.
2. “Tôi rất biết ơn nếu nhận được sự ủng hộ của anh”
Trong giao tiếp với cấp trên, câu “Tôi rất biết ơn nếu nhận được sự ủng hộ của anh” vừa thể hiện sự tôn trọng, vừa biết ơn vì nhận sự giúp đỡ của họ. Với những sự nhờ vả không khẩn cấp, câu “Nếu bạn có thể giúp thì thật tuyệt” cũng là một lựa chọn thông minh.
3. Sử dụng lời kêu gọi hành động
Trong trường hợp bạn muốn email của mình nhận được phản hồi, hãy yêu cầu người nhận làm gì đó sau khi họ đọc xong. Ví dụ: “Xin lỗi vì thông báo gấp, nhưng bạn nghĩ mình đủ thời gian để hoàn thành report hôm nay không?”. Tình huống này, nếu bạn “cảm ơn trước" có thể khiến người nhận rơi vào tình thế khó xử khi phải từ chối. Tuy nhiên, sử dụng call to action sẽ vừa lịch sự vừa hiệu quả.
4. “Cảm ơn anh/chị đã cân nhắc yêu cầu của tôi”
Câu nói này có thể hiệu quả vì khiến người nhận sẽ phải suy nghĩ về những gì bạn yêu cầu. Tốt nhất, bạn nên sử dụng loại lời kết này kết hợp với call to action để tránh trường hợp người nhận có thể chỉ xem xét yêu cầu của bạn... mà không phản hồi. Ví dụ: “Tôi rất biết ơn nếu bạn có thể dành thời gian để đọc lại tài liệu này và phản hồi lại tôi trong tuần. Cảm ơn bạn đã cân nhắc yêu cầu của tôi.”
5. “Cảm ơn bạn đã quan tâm đến vấn đề này"
Khi giao việc cho cấp dưới, câu này hiệu quả hơn so với khi bạn dùng nó với những đồng nghiệp ngang hàng. Ví dụ: “Tôi muốn hoàn thành việc này vào thứ Hai, vui lòng gửi lại file trước deadline. Cảm ơn bạn đã quan tâm đến vấn đề này”. Câu này ngụ ý rằng bạn sẽ đánh giá cao sự hỗ trợ của người nhận. Cách diễn đạt này cũng cho thấy rằng yêu cầu bạn đưa ra là quan trọng và người đọc nên đặc biệt chú ý đến nó.
Bằng cách sử dụng những cụm từ thay thế này, bạn vừa tránh đặt người khác vào tình thế khó xử mà còn vừa tạo ra một phong cách giao tiếp lịch sự. Sự tinh tế trong cách biểu đạt lòng biết ơn có thể xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và hợp tác lâu dài trong môi trường công sở.
Kết
Cuối cùng, điều cốt yếu là sự chân thành và nhận thức trong cách chúng ta “cảm ơn". Chính kỹ năng giao tiếp cũng là điều mà bạn cần học qua trước khi quyết định ứng tuyển vào bất cứ doanh nghiệp nào. Bất kể cụm từ được chọn là gì, bạn hãy đảm bảo rằng nó xuất phát từ sự chân thành và xem xét kỹ lưỡng bối cảnh để đảm bảo rằng nó phù hợp và tế nhị.
