Không chỉ là một chiếc CV đẹp, mà kỹ năng giao tiếp cũng là điều mà bạn cần học qua trước khi quyết định ứng tuyển vào bất cứ doanh nghiệp nào. Các nhà tuyển dụng luôn coi kỹ năng giao tiếp là yêu cầu chung ở tất cả vị trí công việc. Vậy kỹ năng giao tiếp là gì? Giao tiếp ở văn phòng khác thế nào với bên ngoài? Làm thế nào để giao tiếp hiệu quả nơi công sở? Nếu bạn đang trong quá trình tìm việc, chuẩn bị bước vào môi trường văn phòng, hãy cùng tìm hiểu về kỹ năng này bài viết sau đây nhé!

Kỹ năng giao tiếp là gì?

Giao tiếp là một từ lấy gốc từ tiếng Latin là communicare. có nghĩa là chia sẻ (Weekley, 1967). Giao tiếp còn được định nghĩa là quá trình hiểu và chia sẻ ý nghĩa (Pearson & Nelson, 2000). Theo định nghĩa từ Từ điển Cambridge, giao tiếp (communication) còn là các phương pháp khác nhau để gửi thông tin giữa con người và địa điểm, đặc biệt là điện thoại, máy tính, radio..v.v

Khi phát triển thành một loại kỹ năng, thì kỹ năng giao tiếp chính là các phương thức mà bạn nhận - xử lý - truyền các loại thông tin khác nhau để diễn đạt ý kiến, cảm xúc đạt được hiệu quả giao tiếp và kích thích giao tiếp hai chiều. Song, điều mà chúng ta đang tìm kiếm chính là kỹ năng giao tiếp hiệu quả.

Theo Jim Ronh, tác giả nổi tiếng của loạt sách phát triển bản thân (7 Chiến lược thịnh vượng và hạnh phúc, Bốn mùa cuộc sống), từng đề cập: “Giao tiếp hiệu quả là 20% những gì bạn biết và 80% là bạn cảm thấy như thế nào về những điều đó”. Giao tiếp hiệu quả trong nghiên cứu về chủ đề này từ Schoolary Research Journal, đây còn là quá trình kết hợp cả kỹ năng lắng nghe, ngôn ngữ cơ thể, kiểm soát cảm xúc, hiểu và có mục đích giao tiếp rõ ràng. Mục tiêu của giao tiếp hiệu quả là tìm ra sự cân bằng lành mạnh giữa trí tuệ và cảm xúc của một người. Để đánh giá một cuộc giao tiếp là hiệu quả, có thể thông qua các tiêu chí 5C: rõ ràng (Clarity), súc tích ngắn gọn (Concreteness); đầy đủ (Completeness); lịch sự (Courtesy); chính xác (Correctness).

Phân loại giao tiếp qua các hình thức

Nghe đến “giao tiếp”, hầu hết mọi người đều nghĩ đến là giao tiếp bằng cách nói chuyện. Thực tế, giao tiếp có đến 4 loại khác nhau qua hình thức sau đây.

1. Giao tiếp qua ngôn ngữ (verbal)

Giao tiếp bằng ngôn ngữ - lời nói là phương thức giao tiếp đơn giản và phổ biến nhất. Bằng lời nói trực tiếp. bạn có thể nhanh chóng truyền thông tin cho người khác. Trong văn phòng, giao tiếp ngôn ngữ không chỉ quan trọng ở việc trò chuyện tương tác với đồng nghiệp và sếp mà còn được đánh giá qua cách bạn thuyết trình vấn đề, cách bạn phát biểu trong các buổi họp và giao tiếp trong làm việc nhóm.

2. Giao tiếp phi ngôn ngữ (non-verbal)

Thông qua việc giao tiếp phi ngôn ngữ, bạn có thể truyền tải thông điệp cảm xúc của thông tin bằng: cử chỉ, giọng điệu, ngôn ngữ cơ thể, nét mặt…khi nói chuyện. Chẳng hạn như khi tức giận, giọng nói thường sẽ có xu hướng được nâng tông cao hơn, lông mày co nhíu lại thể hiện sự khó chịu. Văn phòng là nơi bạn sẽ phải “chung sống” với nhiều người có tính cách, lối sống và cách thể hiện giao tiếp khác biệt. Do đó cùng một lời nói nhưng thái độ và cử chỉ của bạn có thể gây hiểu lầm nếu bạn không kiểm soát tốt giao tiếp phi ngôn ngữ.

3. Giao tiếp bằng văn bản (written)

Giao tiếp bằng văn bản tức là thông qua chữ viết, chúng phổ biến từ trong cuộc sống đến công việc như: viết email, tin nhắn, biên bản họp, thông cáo báo chí, nội dung quảng cáo….Đây là dạng giao tiếp giúp bạn tiếp xúc đầu tiên với nhà tuyển dụng: thông qua CV và cách viết email phản hồi. Do đó rất cần được chú ý và học cách giao tiếp văn bản chỉn chu để gây ấn tượng tốt với doanh nghiệp.

4. Giao tiếp bằng hình ảnh trực quan (visual)

Hầu hết mọi người đều không nghĩ rằng đây cũng là một hình thức giao tiếp. Nhiều người có khả năng trình bày trực quan bằng ảnh minh họa tốt hơn là lời nói, chữ viết do đó họ cũng có thể dùng việc vẽ, tạo hình, chụp ảnh…để diễn tả điều muốn nói. Ngoài ra, loại giao tiếp này cũng có thể được thể hiện qua màu sắc, ký hiệu (như tín hiệu Morse). Hình ảnh giúp não bộ có sự hình dung và ghi nhớ tốt hơn nhiều lần so với chữ viết. Ngôn ngữ, lời nói, chữ viết có thể khác nhau bởi văn hóa, phát âm, cách nói, nhưng hình ảnh thì hầu như chỉ có một. Chẳng hạn cùng là ấm đun nước, nhưng ở miền bắc lại gọi là “cái siêu”, còn miền nam là “cái ấm”, dù hình ảnh chỉ có một.

Trong công việc, giao tiếp bằng hình ảnh trực quan thường dùng khi “brainstorming” ý tưởng mới, sketchnote hoặc thuyết trình bằng PowerPoint, video một cách sinh động. Ngoài ra, các bảng biểu số liệu thống kê cũng được xếp vào loại giao tiếp hình ảnh trực quan mà bạn cần quan tâm.

Vì sao cần phải rèn luyện kỹ năng giao tiếp văn phòng?

Như đã đề cập, môi trường làm việc, văn phòng như một cộng đồng thu nhỏ - nơi bạn gặp gỡ và phải làm việc cùng với rất nhiều người khác biệt với mình trong ⅓ thời gian ngày. Tất cả sự khác biệt cá tính, phạm trù công việc, tinh thần của người đứng đầu và các nhân viên tạo nên văn hóa doanh nghiệp - điều mà bạn cần phải quan sát học hỏi trước khi phản ứng lại bằng giao tiếp.

Sự khác biệt này cộng với áp lực công việc và những va chạm trong lối sinh hoạt ở công cộng sẽ tạo cho bạn nhiều thử thách, khó khăn mà bạn buộc phải thích nghi để có thể tiếp tục làm việc và phát triển bản thân.

Việc tìm ra một môi trường làm việc phù hợp với bản thân sẽ giúp bạn cảm thấy thoải mái thể hiện bản thân và làm việc hiệu quả hơn. Một số kiểu môi trường - văn hóa làm việc phổ biến hiện nay bạn có thể tham khảo:

• Môi trường làm việc toàn thời gian linh động: có khả năng phải làm việc ngoài giờ; đánh giá dựa trên kết quả công việc
• Môi trường làm việc toàn thời gian cố định: có sự ổn định về thời gian biểu; đánh giá theo sự nghiêm chỉnh giờ giấc làm việc và số lượng công việc trong ngày
• Môi trường làm việc kết hợp (hybrid working): vừa có thời gian làm tại văn phòng và kết hợp làm việc tại nhà; đánh giá theo kết quả công việc hoặc chỉ số đã đề ra.

Ngoài ra, với kiểu văn phòng mở (hội tụ, tất cả phòng ban đều ngồi cùng nhau) hoặc chia phòng riêng từng bộ phận cũng tạo ra nhiều sự khác biệt về cách giao tiếp, tương tác. Tất cả những điều này tạo nên sự khác biệt của môi trường làm việc so với các môi trường khác. Tuy nhiên, nhiều người lại cho rằng việc tuân theo văn hóa doanh nghiệp có thể khiến họ trở nên con người khác với cá tính thật. Do đó, bộ kỹ năng giao tiếp văn phòng là điều bạn rất cần phải học trước khi bước vào môi trường công sở để giao tiếp hiệu quả, làm việc phối hợp nhịp nhàng, hòa nhập mà không hòa tan.

Khi rèn được kỹ năng giao tiếp văn phòng hiệu quả, bạn sẽ nhận được các lợi ích:

• Làm việc nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn
• Xây dựng đội nhóm tốt, cùng làm việc và tạo ra nhiều giá trị hơn
• Xây dựng các mối quan hệ bền chặt và thu hút nhiều cơ hội việc làm hơn cho bạn hoặc tổ chức của bạn

Quy tắc giao tiếp văn phòng

Cuộc sống văn phòng sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn nếu bạn biết những “quy tắc vàng” giao tiếp chốn công sở. Nếu bạn đã từng nghe đến những câu chuyện bên lề công sở, thông thường đến từ việc giao tiếp không hiệu quả. Vậy nên giao tiếp thế nào để giảm các rắc rối không đáng có? Hãy thử tham khảo một số kinh nghiệm đúc kết thực tế về quy tắc giao tiếp văn phòng sau đây theo các hình thức giao tiếp cụ thể nhé!

Khi giao tiếp bằng lời nói

• Luôn chào hỏi dù gặp bắt cứ ai trong công ty vào thời điểm nào trong ngày
• Thêm tên của người đang nhận thông tin khi chào, xin lỗi, cảm ơn hoặc khen ngợi. Ví dụ: “Em chào chị A! Cảm ơn chị A đã hỗ trợ em nhé!”.
• Luôn sử dụng câu có chủ ngữ và vị ngữ rõ ràng dù qua điện thoại hay gặp trực tiếp
• Nếu không nhớ thông tin, hãy hỏi lại một cách rõ ràng trước khi phản hồi
• Không nên phán xét vấn đề cá nhân hay phê bình khuyết điểm của người khác trực tiếp khi không được yêu cầu
• Tránh việc gọi nhầm tên và chức vụ của đồng nghiệp
• Khi tranh luận với người khác, nên bình tĩnh và xin phép sẽ trao đổi lại sau, không nên trao đổi hay ra quyết định khi đang mất kiểm soát
• Khi nhận được yêu cầu khó từ cấp trên, tránh việc từ chối, bạn có thể nói: “Dạ em xin thêm một chút thời gian nghiên cứu và sẽ phản hồi lại sau về phần việc này”
• Luôn trình bày vấn đề thẳng thắn, gãy gọn, không cố gắng dùng các phép ẩn dụ, minh họa dài dòng dễ gây hiểu nhầm ý
• Cố gắng hạn chế các từ/câu mang tính tiêu cực hoặc chỉ trích như: không; bạn là người làm sai; bạn đã nói nhầm; em không đồng ý; ý tưởng này không có gì hay; bạn phải chịu trách nhiệm, em không muốn làm việc này…
• Tránh việc tụ tập bàn tán về người khác ở nhà vệ sinh, phòng ăn hay vào giờ nghỉ trưa…

Khi giao tiếp phi ngôn ngữ

• Luôn ăn mặc lịch sự, chỉn chu, phù hợp môi trường làm việc
• Khi ngồi nói chuyện với người đối diện (trong phòng họp hay phỏng vấn): nên ngồi thẳng lưng, mắt nhìn thẳng và tay khép hờ nhẹ nhàng trên bàn, thể hiện sự thoải mái
• Tránh tối đa việc dùng tông giọng cao hoặc gay gắt để tranh luận hay trình bày vấn đề
• Luôn mỉm cười khi gặp gỡ đồng nghiệp, sếp, đối tác
• Tránh các động tác gây cảm giác tiêu cực như: liếc mắt, nhìn chằm chằm vào người khác, đặt đồ đạc mạnh tay, bước đi mạnh nghe tiếng giày chạm sàn…
• Đảm bảo giờ giấc sinh hoạt theo văn hóa và quy định công ty để không ảnh hưởng người khác

Lưu ý: đôi lúc, ngôn ngữ cơ thể trong vô thức sẽ thể hiện việc giao tiếp phi ngôn ngữ của bạn dù bạn cố gắng dùng những lời nói dễ nghe, "bài bản". Đó có thể liên quan đến một số thói quen sinh hoạt, vận động của bạn chứ không hoàn toàn là do suy nghĩ bên trong bộc lộ ra hành động. Do đó, bạn cần chú đến ngôn ngữ cơ thể, hành động, cử chỉ của mình để chắc chắn bạn có thể kiểm soát, điều khiển chúng để thể hiện thông điệp giao tiếp hiệu quả.

Khi giao tiếp qua chữ viết

• Tìm hiểu và trình bày CV một cách rõ ràng, đúng trọng tâm, đảm bảo màu sắc hài hòa, hình ảnh rõ mặt để nhà tuyển dụng thuận tiện xem xét
• Khi viết email: luôn có tiêu đề rõ ràng, kiểm tra địa chỉ email chính xác; luôn có dòng mở đầu chào hỏi, kính gửi….; tránh viết nhầm tên công ty; trình bày ngắn gọn súc tích nội dung email; luôn có dòng cảm ơn và ký tên cuối thư.
• Khi nhắn tin trong môi trường văn phòng: luôn xác nhận thông tin cuối cùng trên các kênh chat chung của công ty; không nhắn tin riêng cho cá nhân để chốt lại bất kì công việc nào; không sử dụng các sticker hoạt hình khi trao đổi công việc; không công kích cá nhân hay bàn tán về người khác qua tin nhắn…
• Không dùng công cụ chat, điện thoại, email của công ty cho mục đích cá nhân như: đăng ký các tài khoản có tính phí bên ngoài, mua hàng online…
• Tất cả văn bản công việc phải đảm bảo không có lỗi sai chính tả, không viết tắt, không dùng tiếng lóng, ngôn ngữ châm biếm; thống nhất về font chữ và cỡ chữ, có tiêu đề rõ ràng.

Khi giao tiếp bằng hình ảnh trực quan

Hầu hết các hình thức giao tiếp bằng hình ảnh trực quan đều không thể được sử dụng nếu không kết hợp với văn bản hoặc lời nói. Do đó việc sử dụng hiệu quả giao tiếp hình ảnh trực quan thì cần phải có sự kết hơp khéo léo, đảm bảo rằng phần hình ảnh có liên quan đến phần thông điệp, tránh làm người xem phải xử lý quá nhiều thông tin gây phức tạp giữa hình ảnh, chữ viết, lời nói…

Một số lưu ý khác để giao tiếp hình ảnh hiệu quả ở văn phòng:

• Cân nhắc sự phù hợp, chuẩn mực xã hội khi chia sẻ bất kỳ hình ảnh nào cho đồng nghiệp và cấp trên như: ảnh chụp màn hình tin nhắn, ảnh cá nhân, ảnh tập thể, ảnh hài hước châm biếm….
• Khi làm nội dung thuyết trình bằng powerpoint thì nên có màu sắc trang nhã, phù hợp, tránh các hình ảnh quá nhiều màu nổi bật hoặc không phù hợp nội dung. Bạn có thể tham khảo các mẫu powerpoint trước đây của công ty để làm theo.
• Chú ý vấn đề bản quyền hình ảnh khi sao chép ý tưởng

Ngoài ra, tùy vào môi trường làm việc và tình huống cụ thể mà bạn có thể điều chỉnh theo kinh nghiệm cá nhân, sao cho việc giao tiếp được thông suốt, rõ ràng, tạo cảm xúc tốt cho người đối diện.

Lưu ý khi thực hành kỹ năng giao tiếp ở văn phòng đối với người mới

Sẽ ra sao nếu ai cũng học cùng một bộ quy tắc giao tiếp văn phòng và thực hành giống nhau? Để không trở nên “hòa tan” và mất đi cá tính riêng, dưới đây là một số lưu ý cho người mới khi lần đầu đến môi trường công sở:

Cần quan sát trước văn hóa doanh nghiệp

Lần đầu bước chân vào môi trường văn phòng, chắc hẳn bạn sẽ có nhiều bỡ ngỡ và không biết nên bắt đầu áp dụng các nguyên tắc giao tiếp ra sao. Thay vì cố gắng trở thành một người giao tiếp giỏi, trước hết, bạn cần “nạp” thông tin về văn hóa doanh nghiệp trước. Nhận thông tin và xử lý chúng để bạn có thể truyền tải thông tin phù hợp nhất.

Bạn có thể chủ động quan sát sinh hoạt, cách giao tiếp của mọi người để hiểu được phong cách chung của doanh nghiệp và dễ hòa nhập hơn. Bên cạnh đó, bạn cần phải biết rõ đầu tiên các thông tin cơ bản về công ty (thường được chia sẻ ngay ngày nhận việc): giờ giấc làm việc, đồng phục, quy trình làm việc, các bộ phận - cơ cấu trong công ty, Đặc biệt, bạn nên tìm hiểu về người sếp của mình cả về chuyên môn, cách làm việc và tính cách của sếp để có thể thấu hiểu và điều chỉnh cách làm việc.

Không áp dụng quá cứng nhắc

Việc lúc nào cũng phải áp dụng đúng như quy tắc có thể gây thêm áp lực cho bạn, khiến hành động trở nên không tự nhiên, gượng gạo. Tùy vào tình huống giao tiếp và cá tính người đối diện mà bạn cần phải điều chỉnh câu cú, thái độ cho phù hợp. Trước khi đến nơi làm việc, bạn có thể đọc qua trước các quy tắc cơ bản này và cố gắng hạn chế các tình huống tiêu cực. Trong quá trình làm việc, bạn sẽ có thêm nhiều kinh nghiệm riêng để giao tiếp hiệu quả nhất một cách linh hoạt. Hãy nhớ, mỗi nơi làm việc sẽ là một môi trường hoàn toàn mới, bạn cần phải học cách thích nghi và phát triển thêm!

Lựa chọn những cách thể hiện phù hợp cá tính

Không phải tất cả quy tắc đều phù hợp với văn phong, phong cách của bạn. Mục đích của các quy tắc ứng xử chung chính là tạo ra không khí lịch sự, chừng mực được nhiều người chấp nhận, đủ để duy trì việc trao đổi thông tin.

Song mỗi cá nhân sẽ có tính cách và cách thể hiện cảm xúc, ý tưởng khác nhau, chưa kể đến những thời điểm có thể bạn đang có tâm trạng không vui, áp lực việc cá nhân…thì việc luôn tích cực niềm nở rất khó duy trì. Bạn hoàn toàn có thể điều chỉnh lời nói, chữ viết sao cho phù hợp cá tính, cách nói chuyện của mình để không bị rập khuôn. Chẳng hạn, nếu bạn không phải người hay thích khen ngợi người khác, bạn chỉ cần công nhận thành quả của họ bằng một câu khẳng định. Thay vì nói “Chị làm việc này xuất sắc thế!”, bạn có thể nói “Sếp giao việc đúng người rồi”.

Tôn trọng sự khác biệt

Dù ở bất kì đâu, việc tôn trọng sự khác biệt sẽ là một quan điểm giúp bạn không nổi giận hay khó chịu khi người khác hành động không như ý mình nghĩ. Nếu bạn đã áp dụng các quy tắc chung về ứng xử nơi văn phòng nhưng vẫn không nhận được phản hồi tốt từ đồng nghiệp, rất có thể đó là do sự khác biệt về cá tính, quan niệm của mỗi người. Bạn không nên quá lo lắng và cố gắng cư xử “chiều lòng” họ mà nên tập trung vào hoàn thành công việc tốt của mình.

Nằm lòng những kỹ năng giao tiếp văn phòng sẽ là một bước chuẩn bị tốt để bạn bắt đầu làm quen với môi trường công sở - nơi bạn sẽ gắn bó và phát triển bản thân trong những năm tiếp theo. Giao tiếp thông suốt ở công sở sẽ giúp bạn luôn duy trì được mối quan hệ tốt trong công việc - chìa khóa để làm việc hiệu quả và tạo hình ảnh tốt hơn.

Để có thể ứng dụng tốt hơn kỹ năng giao tiếp, bạn có thể thử đọc thêm về tâm lý học, ngôn ngữ cơ thể để giao tiếp hiệu quả hơn, đoán biết trước một số xu hướng giao tiếp để điều chỉnh hành vi phù hợp, tránh xung đột giao tiếp. Việc cần thiết hơn cả để rèn luyện kỹ năng giao tiếp chính là sự trải nghiệm. Càng trải nghiệm và tiếp xúc với nhiều người ở nhiều công việc và vị trí, bạn sẽ càng tích lũy nhiều kinh nghiệm giao tiếp để tự có riêng cho mình những bộ quy tắc riêng, linh hoạt thích nghi. Hy vọng bài viết này sẽ giúp những bạn đang chuẩn bị bước vào môi trường công sở tự tin hơn nhé!