Chúng ta đều biết rằng việc tăng năng suất và sự tập trung sẽ giúp bạn làm chủ được thời gian của mình. Thế nhưng, phương pháp quản lý thời gian nào cũng sẽ đều có mặt lợi và hại riêng. Vậy nên, quan trọng nhất vẫn là tìm ra phương pháp phù hợp với bạn nhất. Hôm nay, chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu 4 phương pháp giúp bạn làm chủ thời gian nhé!
Quản lý thời gian cùng “quả cà chua” Pomodoro
Theo nghiên cứu từ University of California Irvine (UCI): “Sự sao nhãng thường khiến bạn mất trung bình 23 phút 15 giây để quay lại nhiệm vụ”. Kỹ thuật Pomodoro có thể giúp bạn tránh khỏi việc mất đi vài giờ lướt TikTok hay lên Facebook thay vì nghỉ giải lao trong vài phút. Kỹ thuật Pomodoro hay Pomodoro Technique được phát triển vào cuối những năm 1980 bởi sinh viên đại học - Francesco Cirillo. Khi Francesco Cirillo cảm thấy choáng ngợp bởi lượng bài tập của mình, anh ấy đã yêu cầu bản thân chỉ cần cam kết học trong 10 phút. Ngoài ra, anh ấy còn tìm thấy một chiếc đồng hồ bấm giờ ở nhà bếp với hình quả cà chua (pomodoro trong tiếng Ý) và kỹ thuật Pomodoro đã ra đời từ đó.
- Cách để thực hiện
- Lên danh sách việc cần làm (to-do list)
- Đặt bộ đếm thời gian của bạn trong 25 phút và chỉ tập trung làm 1 nhiệm vụ duy nhất cho đến khi bộ đếm đổ chuông
- Khi bộ đếm kết thúc lượt đếm đầu tiên, bạn hãy dành 5 phút để giải lao trước khi đến lượt thứ hai.
- Cứ lặp lại như vậy đến hết bốn lần pomodoro, bạn hãy dành cho bản thân một khoảng nghỉ dài hơn từ 15 - 30 phút.
- Bạn có thể lặp lại các khoảng pomodoro khác sau mỗi đợt nghỉ dài
- Lợi ích của Pomodoro:
Bắt đầu một cách dễ dàng hơn: Giữa việc hoàn thành cả một dự án lớn cùng một lúc thì việc chia nhỏ chúng thành những nhiệm vụ nhỏ sẽ khiến bạn không nản chí và có động lực để hoàn thành công việc hơn.
Tránh tình trạng kiệt sức: Buộc bản thân làm việc liên tục trong hàng giờ đồng hồ có thể khiến tinh thần bạn trở nên kiệt quệ. Những khoảng nghỉ xen kẽ mỗi 25 phút làm việc có thể giúp bạn phân phối nguồn năng lượng của bản thân cho các công việc.
Cải thiện khả năng tập trung: Bạn sẽ phải cố gắng hoàn thành nhiệm vụ dưới áp lực của thời gian là 25 phút đếm ngược trước khi tiếng chuông reo. Ngoài ra, thời gian làm việc ở mỗi phiên khá ngắn cũng hạn chế tình trạng làm việc đa nhiệm, ảnh hưởng đến khả năng chú ý trong công việc của bạn
- Những mặt hạn chế của Pomodoro:
- Phải phá vỡ các dự án phức tạp: Bởi lẽ để tối ưu độ hiệu quả cho nhiệm vụ, người ta thường chia thành 4 lượt đếm pomodoro. Thế nhưng, bạn cần phải nghiên cứu và chia nhỏ nếu các dự án, nhiệm vụ của bạn nếu cần nhiều hơn 4 lượt đếm.
- Kết hợp các nhiệm vụ nhỏ: Ngược lại với ý phía trên, công việc của bạn cũng sẽ có các nhiệm vụ cần ít hơn 1 lượt đếm Pomodoro. Vì vậy, các bạn có thể gộp chúng với nhau trong một phiên đếm để vẫn đảm bảo tính liên tục của phương pháp này.
- Không thể chia nhỏ một lượt đếm: Vậy nên, bạn không được kiểm tra email đến hay bất kỳ cuộc trò chuyện nào khi đang sử dụng Pomodoro (trừ khi nó có tính khẩn cấp rất cao). Bất kỳ ý tưởng hay nhiệm vụ nào đến ngay lúc bạn áp dụng Pomodoro thì cần hoãn lại và hoàn thành sau khi hết 4 lượt đếm pomodoro.
Multitasking không tốt như bạn nghĩ
- Về định nghĩa: Multitasking hay đa nhiệm là thực hiện nhiều công việc trong một khoảng thời gian nhất định. Đa nhiệm đòi hỏi bạn phải xử lý các nhiệm vụ khác nhau cùng một lúc hoặc chuyển sự chú ý từ hoạt động này sang hoạt động khác liên tục và nhanh chóng.
- Lợi ích của đa nhiệm: Nếu bạn biết áp dụng phương pháp làm việc này đúng cách - đúng nơi - đúng thời điểm thì nó vẫn sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và tăng cường hiệu suất trong công việc.
- Thế nhưng, theo nhóm các nhà nghiên cứu tại Stanford, những người thường xuyên bị tấn công bởi nhiều luồng thông tin điện tử sẽ không chú ý, kiểm soát trí nhớ của họ và hay chuyển từ công việc này sang công việc khác. Cuối cùng, họ không khác gì những người hoàn thành một nhiệm vụ tại một thời điểm. Vậy nên, rất nhiều lời khuyên cho rằng đa nhiệm thật chất chỉ là việc bạn chia sẻ thời gian cho các công việc vì đa nhiệm còn gây ra nhiều hạn chế trong hiệu suất làm việc:
- Dễ mất tập trung: Vì phải tập trung lại từ đầu cho các công việc mới nên bạn có thể bị xao nhãng khỏi nhiệm vụ ban đầu.
- Làm bạn chậm lại: Mọi người thường nghĩ làm nhiều việc cùng một lúc sẽ tiết kiệm thời gian hơn nhưng thực tế lại diễn ra ngược lại. Việc thay đổi công việc liên tục trong thời gian ngắn khiến ta mất đi hành vi tự động để hoàn thành nhiệm vụ có tính chất tương tự với những công việc ta đã thực hiện trong quá khứ.
- Khiến ta mắc sai lầm: Không chỉ làm giảm hiệu suất của bạn, đa nhiệm còn khiến bạn dễ mắt sai lầm hơn. Bởi lẽ, bạn bị phân tán sự tập trung trong suy nghĩ và hành động của mình.
Thiết lập các ranh giới cho thời gian bằng Time blocking and task batching
- Về định nghĩa:
- Time blocking nghĩa là chia thời gian cho những nhóm công việc liên quan và lên lịch cụ thể cho chúng trong 1 ngày của bạn.
- Task batching là nhóm các nhiệm vụ tương tự nhau về bản chất hoặc là các phần nhỏ của dự án vào một khoảng thời gian đã được chỉ định.
- Cal Newport - tác giả của cuốn sách “Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World” đã chỉ ra rằng: “"Tôi ước tính một tuần làm việc có giới hạn thời gian 40 giờ, tạo ra lượng đầu ra tương đương với một tuần làm việc hơn 60 giờ mà không có cấu trúc." Vì vậy, hai phương pháp time blocking và task batching có thể song hành giúp bạn tạo ra những ngày làm việc có cấu trúc và thật sự hiệu quả.
- Cách để thực hiện:
- Time blocking: liệt kê danh sách nhiệm vụ trong ngày/tuần - ấn định đầu việc với từng khung thời gian - thực hiện công việc với tính kỷ luật - đánh giá chất lượng nhiệm vụ và điều chỉnh khối lượng công việc vào cuối ngày/cuối tuần
- Task batching: phân loại các nhiệm vụ trong ngày - khóa các khung thời gian đã có nhiệm vụ trong lịch - thay mã màu cho các khối thời gian này
- Những lợi ích vượt trội của 2 phương pháp này:
- Thúc đẩy khả năng “làm việc sâu” (deep work - khi bạn làm việc trong trạng thái tập trung cao độ, không bị phân tâm bởi những tác nhân khác - theo giáo sư Cal Newport, tác giả cuốn sách Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World): Khi bạn sắp xếp một khung thời gian cố định để thực hiện một nhiệm vụ hay giải quyết một vấn đề thì tất cả nguồn lực của bạn sẽ được huy động cho công việc ấy thay vì phân tán sự chú ý của bạn vào nhiều nhiệm vụ.
- Loại bỏ những công việc “nông” (shallow work: tạm dịch là trạng thái thiếu tập trung khi thực hiện các công việc - theo giáo sư Cal Newport, tác giả cuốn sách Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World): Những công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng như trả lời email có thể được gộp cùng các công việc “nông” khác hoặt được đặt cùng một khung thời gian. Bằng cách này, bạn có thể xử lý chúng hiệu quả hơn và giải quyết những công việc quan trọng hơn trong phần còn lại của ngày.
- Nhận thức được cách sử dụng thời gian của bản thân: Nếu không có những kế hoạch được lặp sẵn, chúng ta rất dễ thỏa hiệp với sự trì hoãn và nó dẫn đến nhiều hậu quả nghiêm trọng trong công việc. Vì vậy, 2 phương pháp này sẽ giúp bạn đối mặt với những công việc cần sự ưu tiên và đối diện với những cam kết của mình.
- Hạn chế của 2 phương pháp này: Nếu bạn là người yêu thích sự hoàn hảo thì có lẽ cần cân nhắc khi sử dụng bộ đôi phương pháp này vì nó có thể chống lại chủ nghĩa hoàn hảo. Chắc hẳn bạn biết rằng, sẽ luôn có một sự điều chỉnh hay cải thiện trong bất kì nhiệm vụ nào nếu như bạn là một người cầu toàn và đang hướng tới sự hoàn hảo
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower
Dwight D. Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ. Ông đã từng giữ nhiều vai trò quan trọng của Hoa Kỳ trước khi trở thành tổng thành. Khi phải liên tục đưa ra những quyết định khó khăn mỗi ngày, ông đã quyết định phát minh ra nguyên tắc Eisenhower. Trong một bài phát biểu năm 1954, dẫn lời một hiệu trưởng, Eisenhower đã phát biểu: “Tôi có hai loại vấn đề, cấp bách và quan trọng. Việc khẩn cấp không quan trọng, và việc quan trọng không bao giờ khẩn cấp.”.
Kể từ sau đó, tác giả của cuốn sách “7 thói quen của người thành đạt” (The 7 Habits of Highly Effective People) - Stephen Covey đã tiếp thu những lời khuyên từ vị tổng thống Dwight D. Eisenhower và sử dụng chúng để phát triển công cụ quản lý thời gian được gọi là ma trận Eisenhower.
- Cách sử dụng Ma trận quản lý thời gian Eisenhower:
- Cấp độ 1 (Do First - Làm trước): Các công việc ở cấp độ này thường được đoán trước (như các lịch họp định kỳ), không đoán trước (các cuộc gọi khẩn cấp) hay do trì hoãn đến hạn chót mới làm (ôn bài để kiểm tra) nên thường mang tính chất quan trọng và khẩn cấp.
- Cấp độ 2 (Schedule - Lên lịch): Với tính chất quan trọng nhưng không khẩn cấp, các công việc ở cấp độ này thường ảnh hưởng đến các mục tiêu dài hạn của bạn. Tuy không nhất thiết phải hoàn thành trong ngày nhưng bạn cần tích lũy dần để đạt được những thành tựu trong tương lai.
- Cấp độ 3 (Delegate - Giao việc): Với tính chất không quan trọng nhưng khẩn cấp, bạn có thể ủy thác cho các nhân viên cấp dưới của mình nếu công việc không yêu cầu quá nhiều về kĩ năng của bạn hoặc một chuyên gia trong lĩnh vực này để có thể xử lý công việc nhanh và hiệu quả hơn bạn. Nếu không, bạn hãy học cách từ chối những công việc này ngay từ đầu.
- Cấp độ 4 (Delete - Xóa bỏ): Với tính chất không quan trọng và không khẩn cấp, bạn không nên dành quá 5% thời gian của mình vì chúng tiêu tốn thời gian của bạn nhưng không mang lại quá nhiều lợi ích đáng kể.
- Hạn chế của ma trận Eisenhower:
- Ma trận Eisenhower ưu tiên các nhiệm vụ dựa trên 2 yếu tố là mức độ quan trọng và khẩn cấp. Thế nhưng, nó đã bỏ qua nhiều yếu tố khác như độ phức tạp của nhiệm vụ, trình độ người thực hiện, mức độ nỗ lực, sự sẵn có của tài nguyên.
- Nếu số lượng nhiệm vụ ở mỗi ô quá nhiều có thể khiến người thực hiện bị choáng ngợp. Ngoài ra, khối lượng công việc quá lớn có thể khiến việc điền và sắp xếp nhiệm vụ tiêu tốn thời gian của bạn.
- Trong ma trận Eisenhower có cấp độ 3 - giao việc, thường phù hợp với người dùng đang ở vị trí quản lý. Vậy nên, người dùng có thể bị nhầm lẫn giữa nhiệm vụ khẩn cấp/quan trọng và khẩn cấp/không quan trọng. Ngoài ra, nếu người dùng chỉ ở vị trí nhân viên thì họ thường dành phần lớn thời gian để thực hiện công việc cấp độ 3 của quản lý.
Ngoài ra, bạn có thể phối hợp các phương pháp làm việc này trong từng tình huống cụ thể để có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Ví dụ như bạn sử dụng ma trận Eisenhower cho cả một dự án lớn nhưng khi thực hiện từng nhiệm vụ cụ thể thì sẽ áp dụng phương pháp Pomodoro. Vậy nên, không có công thức chung cho việc làm chủ thời gian, điều quan trọng trong việc quản lý thời gian trong công việc nằm ở sự linh hoạt và chọn lựa phương pháp phù hợp với bạn!
