Chat GPT ngày càng được ứng dụng nhiều trong mọi lĩnh vực trên toàn thế giới, đặc biệt đối với những ngành nghề liên quan đến các con số. Vậy làm sao để sử dụng Chat GPT đúng cách? Hãy cùng Watermelon tìm hiểu ngay top 3 cách ứng dụng Chat GPT với Microsoft Excel nhé!
1. Chat GPT là gì?
Chat GPT là một công cụ trí tuệ nhân tạo do OpenAl phát triển. Chat GPT cho phép người dùng tạo các cuộc trò chuyện tự động, giúp giải đáp toàn bộ những thắc mắc ở các chủ đề khác nhau như: kiến thức, lịch sử, địa lí, kinh tế, văn hoá, chính trị v.v
Chat GPT có thể sử dụng trên nhiều nền tảng khác nhau với nhiều loại ngôn ngữ. Vì vậy Chat GPT ngày càng được ứng dụng trong nhiều ngành nghề trên toàn thế giới:
- Sáng tạo nội dung: Chat GPT hỗ trợ cho việc tạo nội dung, tạo câu chuyện dễ dàng hơn.
- Hỗ trợ khách hàng: Chat GPT hỗ trợ, cung cấp thông tin cho khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ.
- Phân tích dữ liệu và thống kê: Chat GPT hỗ trợ khi phân tích dữ liệu và thống kê, từ đó giúp các cá nhân hay doanh nghiệp cải thiện chất lượng và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả.
Dù mới ra đời nhưng Chat GPT đã phổ biến trên toàn thế giới vì sự linh hoạt của nó. Tuy nhiên, Chat GPT vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần cải tiến:
- Thiếu chính xác: Chat GPT vẫn có một số sai sót trên dữ liệu và một số sai lầm trên thông tin cung cấp.
- Cản trở sáng tạo: Chat GPT làm giảm sự sáng tạo của con người vì con người ngày càng trở nên quá phụ thuộc vào nó để giải quyết các vấn đề.
- Nguy cơ thay thế một số ngành nghề: Chat GPT dễ dàng đe dọa một công việc như: copywriter, biên tập viên, biên kịch, lập trình viên, thiết kế đồ họa v.v.
2. Lợi ích của việc ứng dụng Chat GPT trong Excel
Excel là công cụ thường được sử dụng để xử lý một khối lượng dữ liệu lớn. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều người gặp khó khăn khi triển khai dữ liệu trên Excel. Vì vậy mà việc ứng dụng Chat GPT trong Excel có thể mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho người dùng.
Chat GPT dùng để cải thiện độ chính xác và tự động hóa quá trình phân tích dữ liệu như tạo các công thức, tạo các hàm, làm sạch dữ liệu. Điều này có thể giúp người dùng dễ dàng tối ưu và tiết kiệm thời gian trên Excel. Ngoài ra, Chat GPT rất dễ sử dụng, dù cho người dùng không có nhiều kỹ năng về phân tích dữ liệu.
Tóm lại, Chat GPT sẽ là trợ thủ đắc lực với dân văn phòng, hỗ trợ xác định công thức Excel phù hợp. Nhưng chúng ta cũng không nên quá phụ thuộc vào Chat GPT, bởi có những hàm Excel phức tạp, “bộ não” của siêu chatbot có thể gây ra sai sót.
3. Khi nào thì ứng dụng Chat GPT trong Excel?
Vậy Chat GPT được sử dụng như thế nào trong Excel. Hãy cùng Watermelon tìm hiểu ngay nhé!
3.1. Ứng dụng Chat GPT để tạo và chạy công thức
Bạn tốn quá nhiều thời gian để tìm và tạo công thức phù hợp trên Excel? Chat GPT sẽ là giải pháp hoàn toàn miễn phí và tiện lợi dành cho bạn. Chat GPT sẽ giúp người dùng tạo hàm từ những dữ liệu được nhập, vừa nhanh chóng, vừa chính xác.
Sau đây là các bước về cách ứng dụng Chat GPT để tạo và chạy công thức:
- Đầu tiên, bạn phải nhập dữ liệu của bảng tính Excel và liệt kê những yêu cầu cơ bản về công thức mà bạn muốn tạo.
- Sau khi đã nhập đầy đủ câu lệnh thì gửi đến cho Chat GPT, con bot sẽ tiến hành phân tích và tạo công thức.
- Cuối cùng, bạn chỉ cần sao chép công thức và dán vào bảng tính là hoàn thành.
Ví dụ:
Bạn nhập nội dụng như sau:
Cho bảng sau trong Excel về doanh thu của một cửa hàng, hãy tạo cho tôi công thức để tính cột thành tiền:
STT Nội dung Đơn giá Số lượng Thành tiền
1 Áo 200000 24
2 Quần 150000 34
3 Mũ 100000 56
4 Dép 100000 56
Chat GPT sẽ cho ra kết quả sau:
- Di chuyển đến ô đầu tiên của cột "Thành tiền" (ví dụ: ô E2).
- Nhập công thức sau vào ô E2: =C2*D2
Trong đó:
- C2 là ô chứa đơn giá của sản phẩm.
- D2 là ô chứa số lượng của sản phẩm.
- Khi bạn nhập công thức này vào ô E2 và nhấn Enter, Excel sẽ tự động tính toán thành tiền cho sản phẩm đó.
- Kéo công thức xuống để áp dụng cho các hàng còn lại nếu cần.
3.2. Ứng dụng Chat GPT để tạo macro
Macro (VBA Macro) là những chương trình nhỏ thay con người thực hiện các thao tác ở 1 vùng dữ liệu như: nhập chữ hoặc số, chọn ô, định dạng ô, định dạng cột hoặc hàng v.v.
Việc tạo macro trong Excel có thể hơi khó khăn, nhất là với những người chưa có kinh nghiệm với lập trình. Tuy nhiên, Chat GPT có thể hỗ trợ người dùng trong quá trình tạo macro khi đưa ra các bước hướng dẫn cực kì đầy đủ và chi tiết.
Ví dụ như khi muốn tạo một macro. Hãy mô tả dữ liệu có với Chat GPT. Sau khi Chat GPT đã gợi ý macro cần thiết, hãy triển khai và chạy nó trên máy theo các bước sau:
- Nhấn Alt+F1 để mở Visual Basic Editor.
- Điều hướng bằng cách Insert > Module.
- Tại đây, nhập code mà bạn đã sao chép từ Chat GPT.
- Đóng hộp thoại và click File > Save as.
- Chọn Excel Macro - Enable Workbook dưới thanh thả xuống của Save as
- Click Save để lưu file Macro.
3.3. Ứng dụng Chat GPT để tự động gửi email
Đối với những nhà quản lý, họ dùng Excel để quản lý một số lượng lớn nhân viên. Vì vậy tự động hoá quá trình gửi Email trên Excel nhờ sự hỗ trợ của Chat GPT bằng cách tạo macro VBA sẽ giúp nhà quản lý tiết kiệm thời gian.
4. Các bước sử dụng Chat GPT để tạo công thức trong Excel
Giả sử, bạn muốn tạo một bảng ngân sách để sử dụng trong trang tính Excel, nhưng không biết bắt đầu từ đâu. Bạn có thể nhờ Chat GPT gợi ý ra những nội dung và công thức phù hợp với bảng ngân sách, sau đó tuỳ chỉnh theo yêu cầu của mình theo các bước sau đây:
Bước 1: Yêu cầu Chat GPT tạo mẫu cho trang tính
Bước 2: Yêu cầu Chat GPT tạo công thức cho trang tính.
Bước 3: Yêu cầu Chat GPT giải thích cách sử dụng công thức đó.
5. Những lưu ý khi sử dụng Chat GPT trong Excel
Sau đây là những điểm cần lưu ý khi dùng Chat GPT trong Excel để mang lại kết quả tốt nhất:
- Đặt câu lệnh Prompt chi tiết: Prompt của bạn càng cụ thể thì Chat GPT sẽ đảm bảo cho bạn câu trả lời chính xác. Khi yêu cầu Chat GPT tạo các công thức Excel, hãy đề cập đến chính xác các ô có dữ liệu mà bạn muốn tạo công thức. Ví dụ: "Tạo công thức Excel để tính trung bình các giá trị trong các ô từ B2 đến B9".
- Chỉnh sửa câu hỏi: Chat GPT có thể hiểu nhầm câu hỏi ban đầu của người dùng, từ đó cung cấp kết quả không chính xác. Nếu công thức do Chat GPT tạo ra không phù hợp, hãy yêu cầu tạo lại công thức. Nhưng lần này, hãy thử diễn đạt lại câu hỏi theo cách khác.
- Hỗ trợ giải thích công thức: Chẳng hạn khi bạn sao chép một bảng tính từ nơi nào đó và muốn hiểu cách tạo ra công thức trong bảng tính đó. Bạn có thể yêu cầu Chat GPT giải thích bằng cách sao chép công thức từ ô và dán vào Chat GPT.
Tóm lại, Chat GPT sẽ là một công cụ hỗ trợ cực kì hữu ích để nâng cao trình độ Excel của bạn. Hãy áp dụng những “bí kíp" mà Watermelon vừa cung cấp trên bài viết để trải nghiệm ngay nhé! Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với bạn.
