Thực tế là, các cuộc họp không phải lúc nào cũng tệ, miễn là nó được tổ chức đúng cách. Cốt lõi của vấn đề là làm sao để tận dụng thời gian họp hiệu quả nhất để mỗi phút ngồi trong phòng họp đều có ý nghĩa.
Nếu bạn đã từng ngồi trong một cuộc họp kéo dài hàng giờ mà nội dung chẳng hề liên quan đến công việc của mình, chắc hẳn bạn hiểu cảm giác chỉ muốn đứng dậy về nhà ngay lập tức. Những cuộc họp như vậy dễ khiến ta mất kiên nhẫn, nhìn đồng hồ liên tục, và chỉ mong đến lúc có thể rời khỏi phòng càng sớm càng tốt. Chắc hẳn ai cũng đã từng trải qua những buổi họp nhàm chán, khi mà các câu chuyện không có trọng tâm cứ kéo dài mãi, làm gián đoạn công việc và tinh thần làm việc của cả team. Vậy làm sao để các cuộc họp không trở thành cơn ác mộng?
Cuộc họp có cần thiết không?
Đầu năm nay, Shopify vừa thông báo sẽ loại bỏ nhiều cuộc họp định kỳ. Cụ thể, Shopify sẽ hủy các cuộc họp định kỳ có từ 3 người trở lên. Các cuộc họp chỉ có thể quay trở lại sau 2 tuần và phải chứng minh được giá trị thực sự. Thứ Tư sẽ trở thành "ngày không họp", và các cuộc họp có trên 50 người tham dự sẽ chỉ diễn ra vào thứ Năm.
Kaz Nejatian - Giám đốc Điều hành kiêm Phó Chủ tịch Sản phẩm của Shopify chia sẻ trên Twitter về sự thay đổi này: "Hãy trả lại thời gian sáng tạo cho mọi người. Công ty là nơi dành cho những người sáng tạo chứ không phải cho quản lý."
Theo báo cáo năm 2022 về “Việc Tham Gia Các Cuộc Họp Không Cần Thiết", trung bình nhân viên có 17,7 cuộc họp mỗi tuần, chiếm tổng cộng 18 giờ. Trong đó, họ cho rằng chỉ khoảng 12 giờ là cần thiết, còn gần 6 giờ có thể bỏ qua nếu họ được cập nhật thông tin sau đó.
Trong thời đại công nghệ, mọi thứ từ giao tiếp đến quản lý công việc đều có thể thực hiện qua email, chat nhóm. Vậy, phải chăng chúng ta không còn cần họp nữa? Ví dụ nhé, bạn có thể dùng email để giải quyết việc cập nhật trạng thái dự án. Nhưng nếu bạn cần ra quyết định quan trọng hoặc bàn bạc về một chiến lược lớn thì ngồi họp trực tiếp là không thể thay thế. Hãy tưởng tượng bạn đang thảo luận một ý tưởng mới cho chiến dịch marketing mà lại phải gõ từng dòng qua email thì sẽ chẳng bao giờ hết chuyện.
Vậy, họp có cần thiết không? Họp bao nhiêu là đủ?
Trong một cuộc phỏng vấn với nhà báo Robyn Bresnahan của Canada, giáo sư khoa học quản lý tổ chức tại Đại học Bắc Carolina, Rogelberg đã khen ngợi Shopify vì cố gắng cải thiện cách tiếp cận họp hành, nhưng cũng bày tỏ lo ngại về việc áp dụng phương án "cắt giảm toàn diện". Mục tiêu không phải là loại bỏ hết các cuộc họp, mà là "loại bỏ những cuộc họp kém hiệu quả và lãng phí thời gian".
6 mẹo để tổ chức cuộc họp không nhàm chán
Để tránh kiệt sức, nhân viên cần có sự linh hoạt trong ngày làm việc của mình. Khi họ bị mắc kẹt trong các cuộc họp liên tục, không chỉ năng lượng và sáng tạo bị cạn kiệt, mà thời gian hoàn thành công việc cũng bị thu hẹp đáng kể.
1. Xem xét liệu cuộc họp có thật sự cần thiết
Trước khi lên lịch họp, bạn cần thật sự suy nghĩ xem nó có cần thiết không. Nghe có vẻ dễ, nhưng nhiều người lại bỏ qua điều này. Ví dụ điển hình là khi bạn chỉ muốn thông báo một thay đổi nhỏ hay cập nhật công việc, thay vì lôi mọi người vào một cuộc họp dài dòng, bạn hoàn toàn có thể gửi một email ngắn gọn hoặc nhắn qua nhóm chat.
Hãy tự hỏi: "Liệu chuyện này có thể giải quyết qua email hoặc tin nhắn không?" Nếu câu trả lời là có, đừng ngần ngại mà chọn cách giao tiếp nhanh hơn. Như vậy, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tránh làm gián đoạn công việc của mọi người. Cuộc họp nên dành cho những vấn đề phức tạp, cần thảo luận chi tiết mà các phương tiện khác không thể thay thế.
Ví dụ, một công ty quyết định tổ chức họp để thông báo về việc thay đổi mã màu logo. Thay vì ngồi 30 phút để nói về một chi tiết nhỏ như vậy, một email có kèm tài liệu là đủ để cập nhật và tiết kiệm thời gian cho cả team.
2. Kiểm tra kỹ danh sách người tham dự
Mời nhiều người tham dự không phải lúc nào cũng tốt. Một cuộc họp hiệu quả không phải là cuộc họp đông người nhất, mà là cuộc họp có sự tham gia của những người thật sự cần thiết và có quyền quyết định trong vấn đề đang được thảo luận. Khi mời quá nhiều người, bạn dễ rơi vào tình trạng có người tham dự mà không thực sự đóng góp hoặc tham gia tích cực, dẫn đến lãng phí thời gian và giảm sự tập trung của những người thực sự liên quan.
Thay vì kéo tất cả mọi người vào phòng họp, hãy mời những cá nhân có vai trò thiết yếu. Điều này giúp cuộc họp diễn ra nhanh chóng và tránh được tình trạng một vài người chỉ ngồi đó mà không đóng góp ý kiến.
Ví dụ nếu bạn đang thảo luận về chiến lược bán hàng, hãy mời trưởng phòng kinh doanh và các chuyên viên. Nhưng không nhất thiết phải mời trưởng phòng nhân sự chỉ để họ nghe và không có gì để góp ý.
3. Có một kế hoạch rõ ràng
Không có gì tệ hơn một cuộc họp mà mọi người ngồi đó nhưng không biết mình đang làm gì hay cuộc họp sẽ đi đâu. Đó là lý do tại sao việc chuẩn bị một kế hoạch rõ ràng trước khi bắt đầu là siêu quan trọng. Kế hoạch này không chỉ giúp bạn nắm được những gì cần thảo luận mà còn giúp mọi người tập trung vào những điểm chính, tránh tình trạng "lạc trôi" giữa hàng tá chủ đề không liên quan.
Đặc biệt, đừng quên gửi kế hoạch này trước khi cuộc họp diễn ra. Điều này giúp mọi người có thời gian chuẩn bị, đóng góp ý kiến cụ thể hơn thay vì đến họp chỉ để ngồi nghe và mơ hồ về những gì cần giải quyết. Kế hoạch chính là "GPS" của cuộc họp, giúp mọi thứ đi đúng hướng mà không bị rẽ ngang rẽ dọc vô ích.
Ví dụ, nếu bạn đang tổ chức cuộc họp về chiến lược marketing, hãy gửi trước cho team một bản kế hoạch với các câu hỏi cụ thể như: "Làm thế nào để tăng lượng khách hàng tiềm năng?" hoặc "Chiến lược social media sắp tới của chúng ta là gì?" Như vậy, khi đến họp, ai cũng đã sẵn sàng đóng góp và thảo luận, thay vì tốn thời gian vòng vo rồi lại chẳng đi đến đâu.
4. Luân phiên người dẫn dắt
Nếu bạn luôn là người dẫn dắt các cuộc họp, chẳng mấy chốc mọi người sẽ thấy chán và cảm giác như họ không có cơ hội để thể hiện ý kiến của mình. Để giữ cho không khí cuộc họp luôn mới mẻ và thúc đẩy sự tham gia tích cực, hãy cân nhắc việc luân phiên cho các thành viên khác đảm nhận vai trò điều hành. Điều này đặc biệt quan trọng khi đến những phần mà họ am hiểu nhất.
Khi một người có kiến thức sâu sắc về chủ đề thảo luận dẫn dắt cuộc họp, họ sẽ dễ dàng tạo ra một cuộc trò chuyện sôi nổi và hiệu quả hơn. Đồng thời, đây cũng là cơ hội để các thành viên thể hiện khả năng lãnh đạo của mình và học hỏi từ nhau.
Chẳng hạn, trong một cuộc họp bàn về chiến lược marketing, thay vì bạn là người duy nhất nói, hãy để chuyên viên marketing đảm nhận phần này. Họ có thể đưa ra những ví dụ cụ thể từ thực tế mà họ đã trải qua, giúp cuộc họp trở nên sinh động và có giá trị hơn. Việc này không chỉ làm cho mọi người cảm thấy được tham gia mà còn tạo ra một không khí hợp tác, khuyến khích mọi người cùng nhau đóng góp ý kiến và giải pháp.
5. Đổi mới cách tiếp cận
Các cuộc họp cứ lặp đi lặp lại theo một khuôn mẫu dễ khiến mọi người cảm thấy chán chường và mất đi hứng thú. Để tránh tình trạng này, bạn nên thử áp dụng những cách tiếp cận mới mẻ, sáng tạo, giúp tạo ra một không khí khác biệt và làm cho cuộc họp trở nên thú vị hơn.
Một ý tưởng hay là bắt đầu cuộc họp với một câu chuyện vui hoặc một đoạn video hài hước để "phá băng" không khí. Những giây phút hài hước không chỉ giúp mọi người thư giãn mà còn tạo cơ hội để gắn kết hơn. Nếu có thể, hãy tổ chức các cuộc họp ngoài trời hoặc tại một không gian mới lạ để mang lại cảm hứng tươi mới cho tất cả mọi người.
Ví dụ, bạn có thể khởi động cuộc họp bằng một trò chơi nhỏ như: "Ai là người uống nhiều cà phê nhất tuần này?" hoặc yêu cầu mọi người chia sẻ một thành công nhỏ mà họ đã đạt được trong tuần. Những chi tiết nhỏ như vậy không chỉ tạo không khí thoải mái mà còn thúc đẩy tinh thần sáng tạo, giúp mọi người cảm thấy hứng khởi và sẵn sàng đóng góp ý kiến trong cuộc họp. Bằng cách này, bạn sẽ tạo ra những trải nghiệm tích cực và ý nghĩa, khiến mọi người mong chờ đến các cuộc họp tiếp theo.
6. Thu thập phản hồi
Sau mỗi cuộc họp, việc thu thập phản hồi từ những người tham gia là cực kỳ quan trọng. Điều này giúp bạn nắm bắt rõ hơn về những điểm mạnh và điểm yếu của cuộc họp, từ đó có thể điều chỉnh cách tổ chức cho phù hợp hơn trong tương lai.
Đừng ngại ngần hỏi thẳng ý kiến từ mọi người, đôi khi những lời phê bình mang tính xây dựng chính là chìa khóa giúp cải thiện. Việc thu thập phản hồi không chỉ giúp bạn tối ưu hóa cuộc họp mà còn cho thấy bạn tôn trọng thời gian và ý kiến của nhân viên. Qua đó, bạn có thể xác định được liệu cuộc họp có thực sự mang lại giá trị hay chỉ là một sự lãng phí thời gian.
Ví dụ, sau mỗi cuộc họp, hãy gửi một bảng khảo sát ngắn để mọi người có thể cho biết phần nào trong cuộc họp họ thấy hữu ích, phần nào không cần thiết, và những gì có thể cải thiện. Những góp ý này sẽ giúp bạn nắm rõ cách thức tổ chức tốt hơn, đảm bảo rằng các cuộc họp tiếp theo sẽ hiệu quả hơn và phục vụ đúng nhu cầu của đội ngũ. Điều này không chỉ làm tăng chất lượng cuộc họp mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực hơn, nơi mọi người cảm thấy tiếng nói của họ được lắng nghe và trân trọng.
Lời kết
Kết lại, để một cuộc họp thực sự hiệu quả, không chỉ đơn giản là lên kế hoạch với nội dung phù hợp mà còn đòi hỏi sự linh hoạt và sáng tạo trong cách tổ chức. Việc tổ chức cuộc họp không hề khó, nhưng cái khó là làm sao để nó trở nên có ý nghĩa và tạo ra kết quả cụ thể, thay vì chỉ là những cuộc trò chuyện rỗng tuếch, lặp đi lặp lại. Quan trọng nhất, hãy luôn nhớ rằng mục tiêu của cuộc họp không phải là họp cho có, mà là tạo ra giá trị thực sự, thúc đẩy công việc tiến triển và giúp đội nhóm của bạn đi đúng hướng.
