Việc chỉ tập trung vào giải pháp mà bỏ qua phân tích vấn đề một cách toàn diện có thể khiến công ty bỏ lỡ những thông tin quan trọng và những cơ hội đột phá.
Bạn đã bao giờ nghe sếp mình nói: "Đừng mang vấn đề, hãy mang giải pháp" chưa? Nếu làm việc trong môi trường công sở, cụm từ này có thể đã trở thành khẩu hiệu quen thuộc. Nhưng bạn đã bao giờ tự hỏi: Liệu điều đó có thực sự hiệu quả hay chỉ là một công thức khiến các vấn đề bị che giấu? Đằng sau vẻ "tích cực" của câu nói này, có thể có những hệ lụy sâu xa đang âm thầm ảnh hưởng đến cách chúng ta làm việc và tư duy.
"Đừng mang vấn đề" có thật sự tốt?
Cụm từ này giống như một cách khuyến khích sự chủ động và tinh thần giải quyết vấn đề. Thay vì phàn nàn hay chỉ ra những điểm yếu, nhân viên được yêu cầu phải tự tìm giải pháp trước khi đưa ra vấn đề. Điều đó giúp tiết kiệm thời gian phải không? Nhưng thực tế, việc này có thể làm lu mờ những thông tin quan trọng và thậm chí kìm hãm sự sáng tạo.
Nhà triết học người Đức Albert Einstein từng nói: "Nếu tôi có một giờ để giải quyết một vấn đề, tôi sẽ dành 55 phút để suy nghĩ về vấn đề và 5 phút để tìm giải pháp”. Câu nói này đặt ra câu hỏi quan trọng: Nếu chúng ta chỉ chú trọng vào việc đưa ra giải pháp mà bỏ qua việc hiểu rõ vấn đề, liệu giải pháp đó có thực sự hiệu quả?
1. Nguy cơ đánh mất thông tin quan trọng
Khi người lãnh đạo yêu cầu nhân viên phải đi kèm giải pháp khi đưa ra vấn đề, có thể dẫn đến việc họ ngần ngại chia sẻ những khó khăn thực sự mà họ đang gặp phải. Nếu họ không có giải pháp ngay lập tức, liệu họ có dám lên tiếng?
Lấy ví dụ trong một công ty, nhân viên phát hiện ra một vấn đề nhỏ trong dây chuyền sản xuất nhưng lại không dám báo cáo vì họ chưa có ngay giải pháp để khắc phục. Thay vì được thảo luận và giải quyết kịp thời, vấn đề này tiếp tục âm thầm phát triển. Kết quả là những lỗi nhỏ tích tụ, dẫn đến một cuộc triệu hồi sản phẩm tốn kém và làm giảm uy tín của công ty.
Trong một tổ chức lớn, không ai có thể nắm rõ mọi khía cạnh, và nếu nhân viên bị cấm chia sẻ những vấn đề họ gặp phải mà chưa có giải pháp, lãnh đạo sẽ mất đi những thông tin vô giá có thể giúp định hướng đúng đắn cho các quyết định quan trọng.
2. Sự sáng tạo bị bóp nghẹt
Một trong những nguồn gốc của sự sáng tạo chính là khả năng nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau. Nhưng nếu chúng ta quá chú trọng vào việc "phải có giải pháp ngay", chúng ta sẽ tạo ra áp lực khiến nhân viên chỉ tập trung vào các giải pháp an toàn, nhanh chóng, thay vì suy nghĩ sâu hơn về vấn đề.
Một ví dụ khác trong một công ty thời trang, nếu quản lý chỉ yêu cầu bạn "mang giải pháp", bạn sẽ phải chạy đua để đưa ra các ý tưởng ngắn hạn. Nhưng nếu bạn được khuyến khích suy nghĩ về lý do tại sao sản phẩm không hấp dẫn khách hàng, biết đâu bạn sẽ khám phá ra một hướng đi mới, từ việc thay đổi toàn bộ cách tiếp cận thương hiệu đến việc sáng tạo ra những thiết kế hoàn toàn đột phá.
Đôi khi, giải pháp không nằm ở bề nổi mà ở việc chúng ta đào sâu vào gốc rễ của vấn đề. Steve Jobs từng chia sẻ rằng: "Bạn không thể chỉ hỏi khách hàng rằng họ muốn gì và sau đó cố gắng tạo ra nó. Đến khi bạn hoàn thành, họ sẽ muốn một thứ mới khác rồi”. Để đổi mới, bạn phải có không gian và thời gian để hiểu vấn đề trước khi nhảy vào tìm giải pháp.
3. Giải pháp hời hợt, thiếu chiều sâu
Khi áp lực tìm kiếm giải pháp nhanh chóng trở nên quá lớn, có thể dẫn đến những câu trả lời vội vàng và không thực sự giải quyết được gốc rễ của vấn đề. Một giải pháp "chắp vá" có thể giúp tình hình tạm ổn, nhưng lâu dài, nó sẽ làm cho vấn đề trở nên phức tạp và khó kiểm soát hơn.
Ví dụ, trong câu chuyện của Westinghouse Electronics, ban lãnh đạo đã yêu cầu tất cả các cuộc họp phải tập trung vào giải pháp mà không dành đủ thời gian để thảo luận về các vấn đề kỹ thuật phức tạp. Hậu quả là những vấn đề về chất lượng sản phẩm không được giải quyết triệt để, và công ty phải đối mặt với cuộc khủng hoảng khi sản phẩm bị lỗi và phải thu hồi.
Giải pháp hời hợt không phải là giải pháp lâu dài. Để có thể đưa ra các quyết định đúng đắn, cần phải hiểu rõ vấn đề từ trong ra ngoài, thảo luận về nguyên nhân gốc rễ, và từ đó mới có thể tìm ra phương hướng khắc phục bền vững.
Làm thế nào để không bị "ngập lụt" trong vấn đề mà vẫn tiến lên phía trước?
Thay vì chỉ tập trung vào việc yêu cầu giải pháp, các leader có thể tạo ra một môi trường mở, nơi mọi người cảm thấy thoải mái khi chia sẻ vấn đề và cùng nhau tìm giải pháp.
1. Khuyến khích tư duy "Vấn đề – Giải pháp" song hành
Trong nhiều tổ chức, việc thúc đẩy tư duy "giải pháp" thường đi kèm với áp lực khiến nhân viên cảm thấy họ cần có ngay câu trả lời. Tuy nhiên, việc ép buộc giải pháp quá sớm có thể dẫn đến việc bỏ qua những khía cạnh quan trọng của vấn đề. Khi nhân viên chưa hiểu rõ gốc rễ của vấn đề, các giải pháp được đưa ra có thể chỉ là những bước vá víu, tạm thời, hoặc thậm chí sai lệch. Vì vậy, tạo điều kiện để tư duy "vấn đề - giải pháp" diễn ra song song là một cách tiếp cận hiệu quả hơn.
Hãy tưởng tượng bạn là một lãnh đạo trong một công ty khởi nghiệp. Trong một buổi họp về chiến lược sản phẩm mới, thay vì yêu cầu mọi người đưa ra giải pháp ngay lập tức, bạn có thể khuyến khích cả đội cùng nhau "mổ xẻ" vấn đề. Một cách hiệu quả để làm điều này là yêu cầu mỗi người nêu rõ từng phần của vấn đề mà họ đang gặp phải và phân tích chúng. Sau khi vấn đề được nhìn nhận từ nhiều góc độ, bạn có thể hướng mọi người vào việc tìm kiếm các giải pháp dựa trên những hiểu biết sâu hơn về tình hình.
Việc thảo luận về vấn đề giúp mở ra nhiều ý tưởng sáng tạo hơn. Bởi vì khi mọi người cảm thấy được tự do trình bày khó khăn mà không bị áp lực phải ngay lập tức đưa ra câu trả lời, sự sáng tạo sẽ được khơi dậy. Hơn nữa, điều này khuyến khích một văn hóa tư duy đa chiều, nơi các thành viên trong đội có thể đóng góp nhiều quan điểm khác nhau, từ đó đưa ra các giải pháp mang tính thực tế và dài hạn hơn. Một giải pháp không thể đến trước khi vấn đề được hiểu rõ, và chỉ khi tư duy về vấn đề và giải pháp đi đôi, công việc mới thật sự tiến lên.
2. Thiết lập không gian cho "problem parking"
Trong một môi trường công sở bận rộn, không phải lúc nào vấn đề cũng cần được giải quyết ngay lập tức. Đôi khi, có những vấn đề không cấp bách nhưng lại mang tính dài hạn và có thể tác động mạnh mẽ về sau. Thiết lập một "bãi đỗ" cho các vấn đề, hay còn gọi là "problem parking" là một cách tiếp cận thông minh giúp lưu trữ và quản lý chúng một cách có hệ thống.
"Problem parking" có thể là một công cụ mạnh mẽ để doanh nghiệp giữ được sự nhạy bén mà không phải đối mặt với áp lực giải quyết ngay lập tức mọi vấn đề. Ví dụ, bạn có thể thiết lập một quy trình nơi nhân viên có thể ghi lại những vấn đề mà họ gặp phải trong quá trình làm việc hàng ngày. Những vấn đề này sau đó được lưu giữ lại để thảo luận vào một cuộc họp định kỳ, nơi lãnh đạo và nhân viên có thể xem xét toàn diện hơn. Việc này giúp giảm tải áp lực cho cả người lãnh đạo và nhân viên, đồng thời đảm bảo mọi vấn đề đều được ghi nhận và xử lý đúng thời điểm.
Đừng để những vấn đề nhỏ tích tụ thành "núi". Việc lưu giữ các vấn đề không có nghĩa là phớt lờ chúng mà là quản lý chúng có hệ thống và chiến lược. Điều này tạo nên một không gian an toàn, nơi mọi người có thể thoải mái chia sẻ những trở ngại họ gặp phải mà không sợ bị chỉ trích hoặc phán xét. Hơn nữa, việc có một không gian để thảo luận vấn đề cũng giúp tổ chức có thể đánh giá vấn đề từ nhiều góc độ trước khi đưa ra các quyết định giải quyết phù hợp.
3. Tập trung vào phân tích nguyên nhân gốc rễ
Một trong những yếu tố quan trọng nhất để giải quyết bất kỳ vấn đề nào đó chính là đi sâu vào nguyên nhân gốc rễ của nó. Đây là yếu tố quyết định xem giải pháp có bền vững và giải quyết triệt để vấn đề hay không. Tuy nhiên, trong môi trường doanh nghiệp nhanh nhạy, nhiều khi mọi người chỉ chú trọng vào những biểu hiện bề mặt của vấn đề mà không thực sự tìm hiểu sâu xa.
Khuyến khích nhân viên phân tích sâu hơn về nguyên nhân gây ra vấn đề sẽ giúp tạo ra các giải pháp bền vững và tránh việc phải xử lý lại cùng một vấn đề nhiều lần. Một phương pháp hiệu quả là áp dụng công cụ như "5 whys" (5 câu hỏi Tại sao?), trong đó nhân viên sẽ tiếp tục hỏi "tại sao" cho đến khi tìm ra gốc rễ của vấn đề. Ví dụ, nếu một team sale liên tục không đạt chỉ tiêu doanh thu, thay vì chỉ đơn giản đổ lỗi cho các yếu tố bên ngoài, hãy đi sâu vào câu hỏi tại sao.
Khi nguyên nhân gốc rễ đã được xác định, quá trình giải quyết vấn đề sẽ trở nên toàn diện và chính xác hơn. Đó có thể là việc điều chỉnh lại quy trình làm việc, nâng cao năng lực của nhân viên, hoặc thậm chí thay đổi toàn bộ cách tiếp cận. Điều này đòi hỏi một sự đầu tư thời gian và công sức, nhưng về lâu dài, nó sẽ tiết kiệm cho doanh nghiệp cả về tài chính lẫn nguồn lực. Giải pháp chỉ thực sự hiệu quả khi nó được xây dựng dựa trên sự thấu hiểu sâu sắc về vấn đề, và đây chính là chìa khóa để không ngừng cải tiến và phát triển.
Tóm lại là
Trong một thế giới kinh doanh ngày càng phức tạp, việc yêu cầu nhân viên chỉ mang giải pháp có thể vô tình làm mất đi những thông tin quan trọng và kìm hãm sự sáng tạo. Một nhà lãnh đạo tốt không chỉ cần giải pháp, mà còn cần hiểu rõ vấn đề để đưa ra những quyết định đúng đắn.
Có thể bạn đã biết, Steve Jobs cũng đã từng nói: "Công việc của tôi không phải là dễ dàng. Công việc của tôi là làm cho mọi người giỏi hơn”. Và để làm được điều đó, đôi khi các nhà lãnh đạo cần lắng nghe cả vấn đề và giải pháp.
