Nâng cấp nhân sự thời 4.0 không chỉ đơn giản là tổ chức những buổi học dài 2,3 tiếng đồng hồ vào cuối tuần. Cách làm đó không còn hiệu quả. Xu hướng của giáo dục cần có những cách đào tạo nhân sự khác nhanh hơn và dễ tiếp thu hơn. Do vậy, giải pháp đào tạo E-learning là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp.
Lợi ích của việc đào tạo bằng E-learning
Chúng ta đã nói khá nhiều về những ưu điểm nổi trội của việc đào tạo bằng E-learning như nhanh hơn và có thể học ở bất kì đâu. Nhưng có 1 ưu điểm của E-learning mà các doanh nghiệp luôn hướng tới đó là sự cá nhân hóa. Một bài giảng E-Learning được thiết kế đúng, phù hợp với trải nghiệm sẽ giúp đội ngũ nhân sự dễ dàng tiếp cận và thích thú tham gia học tập. Ví dụ như, doanh nghiệp đang muốn đào tạo đội ngũ biết sử dụng Power BI để có thể tạo ra các biểu đồ dễ nhìn hơn thì những bài giảng E-learning nên tập trung vào các tính năng Data Visualization (trực quan hóa dữ liệu) thay vì tích hợp giảng dạy tất cả tính năng của Power BI. Hoặc một ví dụ khác, nếu bạn đang muốn tự học về kỹ năng thương lượng thì nên tìm những khóa học video chất lượng tới từ các chuyên gia có kinh nghiệm diễn thuyết chỗ đông người để tiết kiệm thời gian thay vì đi đọc các bài viết về chủ đề này.
Bài giảng đúng trọng tâm như vậy sẽ giúp nhân viên học và áp dụng ngay vào công việc và không cảm thấy ngộp với việc phải học quá nhiều thứ mới mẻ cùng một lúc.
Một bài giảng nếu không xây dựng khoa học sẽ làm cho người học bị phân tâm, không xác định được trọng tâm của khóa học. Từ đó, đội ngũ nhân viên sẽ không nắm được những nội dung nào cần phải học kỹ, nội dung nào sẽ giúp ích trong công việc.
Doanh nghiệp thiết kế khóa học phù hợp cho nhân viên bằng cách nào?
Nếu doanh nghiệp không có một mục tiêu rõ ràng khi tạo ra một khóa học E-learning thì kết quả nhận về có thể gây thất vọng vì lãng phí cả về công sức lẫn tiền bạc. Doanh nghiệp tốn nhiều nguồn lực để xây dựng một hình thức học mới nhưng cuối cùng lại không phù hợp với đội ngũ nhân sự. Vì thế, để thiết kế ra một khóa học phù hợp với nhân viên, doanh nghiệp cần phải có một kế hoạch rõ ràng gồm những bước dưới đây:
Phân tích nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp: Việc đầu tiên trước khi lên nội dung bài giảng đó là tìm hiểu và phân tích nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải biết đội ngũ nhân viên của công ty đang cần những thông tin gì, từ đó bắt đầu xây dựng khung chương trình đào tạo cụ thể cho từng bài giảng E-learning. Mỗi bài giảng không cần thời lượng quá dài nhưng cần đúng trọng tâm và đáp ứng được nhu cầu học tập của nhân sự, có như vậy thì đào tạo mới hiệu quả. Bên cạnh đó, các khóa học e-learning cũng cần phải được xây dựng chặt chẽ, hợp lý để có thể sử dụng lâu dài trong 4-5 năm tiếp theo. Khi có một kiến thức mới có liên quan, doanh nghiệp chỉ cần thêm phần kiến thức đó vào khóa học có sẵn chứ không phải tốn chi phí tạo ra một khóa học mới.
Đặt mục tiêu cụ thể cho từng bài giảng: Sau khi biết cần phải đào tạo nội dung gì cho nhân viên, doanh nghiệp cần phải đặt mục tiêu cụ thể cho từng bài giảng. Bài giảng sẽ có những nội dung gì, dành cho những đối tượng nào, hiệu quả sau khi học tập ra sao…. Đây là những câu hỏi cơ bản cần phải trả lời được nếu doanh nghiệp muốn ứng dụng E-learning thật tốt vào công cuộc đào tạo nhân sự. Ví dụ như muốn xây dựng chương trình đào tạo cho phòng kinh doanh và giúp nhân viên nhanh chóng bán được sản phẩm, khóa học đó nhất thiết phải có các nội dung như:
- Thông tin chi tiết về sản phẩm
- Tệp khách hàng mà sản phẩm hướng đến
- Quy trình bán hàng và cách bán hàng
- Cách xử lý các tình huống khó hoặc các vấn đề thường gặp
Tham khảo ý kiến của các nhân sự cấp cao khi xây dựng bài giảng: Một trong những cách giúp bài giảng E-learning trong doanh nghiệp đạt hiệu quả tốt hơn đó là hãy tham khảo ý kiến của đội ngũ quản lý cấp cao sau khi lên dàn ý nội dung chính cho bài giảng. Đội ngũ quản lý thường có kiến thức và kinh nghiệm làm việc lâu năm trong công ty nên sẽ biết nội dung nào là cần thiết và những nội dung nào không có cũng không sao.
Thử nghiệm trên một nhóm nhỏ nhân sự: Trước khi chính thức đưa một khóa học E-learning vào chương trình đào tạo của doanh nghiệp, chúng ta nên chọn ra một vài nhân sự đại diện cho mỗi phòng ban để cùng trải nghiệm học thử. Sau đó, doanh nghiệp có thể khảo sát và ghi nhận góp ý từ nhóm học thử về những yếu tố như:
- Nội dung và cấu trúc bài giảng có dễ hiểu không?
- Hình thức học E-learning này có quá khó hiểu không? khó khăn, cản trở không?
- Chất lượng hình ảnh, âm thanh và mức độ tương tác của khóa học như thế nào?
- Mất bao lâu để bạn quen với hình thức học tập này?
- Bài kiểm tra cuối khóa có thực sự giúp bạn ôn lại kiến thức không?
- Mất bao lâu để bạn hoàn thành khóa học này?
Từ những thông tin thu thập được, doanh nghiệp có thể cải tiến để khóa học E-learning phù hợp nhất với khả năng học tập của phần đông nhân sự trong công ty.
Kiến thức từ bài giảng phù hợp để đội ngũ áp dụng vào công việc thực tế: Những khóa học bổ ích là những khóa học có thể áp dụng trực tiếp vào công việc ngay sau khi học. Ví dụ như đối với một bạn cấp bậc Executive, khóa học “Cách dùng Excel” sẽ phù hợp và dễ áp dụng vào công việc hơn so với một khóa học “Cách phân bổ ngân sách hợp lý cho một chiến dịch”. Bởi vì công việc thường ngày ở cấp bậc của một bạn Executive thường là các công việc phân tích bằng Excel chứ không phải là đưa ra các quyết định quan trọng về phân bổ ngân sách. Vì thế, khi doanh nghiệp thiết kế khóa học cho nhân viên nên xem xét những bài học, kiến thức mà các bạn có thể áp dụng vào công việc thường ngày. Nếu không thì các bạn nhân sự sẽ rất dễ quên các kiến thức đã học.
Khi đã áp dụng những bước trên, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quát ở trước và sau khi chương trình E-learning được triển khai. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có nhiều thông tin và kinh nghiệm hơn để triển khai các khóa học E-learning ngày càng tốt hơn. Điều đó sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả đào tạo nhân sự và giữ chân nhân sự đồng hành cùng doanh nghiệp trong lâu dài.
Doanh nghiệp xây dựng E-learning như thế nào để nâng cao kỹ năng của đội ngũ:
Một khóa học E-learning có thể giúp đội ngũ nhân sự tiến bộ hơn về mặt kỹ năng nên có những yếu tố sau đây:
Đan xen các tình huống thực tế trong công việc vào bài giảng Elearning:
Tình huống thực tế là một phương pháp tương tác đòi hỏi người học cần phải có sự kết hợp kiến thức đã học và kinh nghiệm xử lý tình huống để ra được câu trả lời tốt nhất. Những tình huống thực tế sẽ luôn thu hút và giúp thúc đẩy nhân sự được đào tạo tích cực tham gia. Nó giúp cho họ không ngừng suy nghĩ, cân nhắc để tìm ra phương pháp giải quyết tối ưu. Chính vì vậy, phương pháp này sẽ giúp nhân sự có thể được luyện tập và củng cố những kiến thức, linh hoạt trong giải quyết các tình huống thực tế, từ đó giúp kỹ năng mềm nâng cao đáng kể.
Trải nghiệm học tập cần hấp dẫn và dễ hiểu:
Tính hấp dẫn của bài giảng là một trong những yếu tố cần thiết để thu hút nhân sự truy cập các khóa học. Trong một khóa học E-learning, những chi tiết thu hút người học so với một khóa học thông thường có thể kể tới như:
- Tính năng hiển thị tiến trình học tập
- Biểu tượng, đồ họa của từng bài học
- Các bài kiểm tra nhỏ giúp người học ghi nhớ kiến thức sau mỗi bài học
Một yếu tố nữa vô cùng cần thiết đó chính là sự dễ hiểu. Giao diện của phần mềm học tập hoặc trong từng khóa học phải thực sự dễ hiểu để những nhân viên không quá rành công nghệ vẫn có thể sử dụng được. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể chuẩn bị những đoạn clip mô phỏng từng bước sử dụng phần mềm học tập, từng bước để truy cập vào từng khóa học. Mỗi khi có một nhân viên mới, thay vì phải tốn thời gian hướng dẫn sử dụng hệ thống E-learning thì ta chỉ cần gửi họ những đoạn clip mô phỏng đó và giải đáp thêm cho những nhân sự dù đã xem clip nhưng vẫn chưa biết cách sử dụng.
Cung cấp chứng chỉ cho nhân viên:
Việc đào tạo sẽ trở nên hấp dẫn hơn nếu doanh nghiệp cung cấp chứng chỉ cho nhân viên mỗi khi hoàn thành xong một khóa học cụ thể. Khi nhận được chứng chỉ nhân viên sẽ cảm thấy được công nhận, được tôn trọng và được thể hiện trình độ của bản thân. Tuy nhiên, chứng chỉ mà doanh nghiệp cấp nên được bảo chứng bởi các ban, ngành có liên quan nhằm đảm bảo giá trị uy tín.
Ví dụ, trong một số ngành đặc thù như bảo hiểm nhân thọ, các nhân viên có chứng chỉ uy tín sẽ dễ có được thiện cảm từ khách hàng hơn. Tất nhiên là những chứng chỉ này được cấp phép bởi Cục quản lý, giám sát bảo hiểm.
E-learning có thể sẽ mất một thời gian dài để thay thế hoàn toàn hình thức học truyền thống nhưng đó là một giải pháp học tập hiệu quả và tiết kiệm thời gian cho những người có công việc bận rộn. Vì thế, việc chú trọng triển khai e-learning trong đào tạo doanh nghiệp là một giải pháp đường dài để giúp nâng cao chất lượng đội ngũ và khả năng cạnh tranh trên thị trường khốc liệt.
